Verantwoordelijke voor de verwerking

Dutch Scoliosis Center B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de praktijk en via onze website.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Voor het leveren van goede zorg verwerken wij onder andere uw contactgegevens, geboortedatum, BSN, zorgverzekeringsgegevens en medische gegevens. Daarnaast verwerken wij informatie over uw klachten, onderzoek, behandeling, behandeldoelen en evaluaties.

Deze gegevens worden vastgelegd in ons elektronisch patiëntendossier FysioRoadmap.

Via onze website en e-mail verwerken wij daarnaast de gegevens die u zelf invult in formulieren, uw gegevens als nieuwsbriefabonnee en technische gegevens over uw websitebezoek.

Wanneer u zich aanmeldt voor een webinar, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor uw registratie en deelname. Hieronder leest u per onderdeel welke gegevens dat zijn.

Doeleinden van de verwerking

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor het uitvoeren en evalueren van uw behandeling, het bijhouden van uw patiëntendossier, communicatie met u en andere betrokken zorgverleners, facturering en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Daarnaast gebruiken wij gegevens om de kwaliteit van onze zorg te volgen en te verbeteren. Hiervoor maken wij onder andere gebruik van PROMs, PREMs, QualiView en gegevens uit het Landelijk Databestand Fysiotherapie (LDF). Waar toestemming nodig is, wordt deze vooraf aan u gevraagd.

Verder gebruiken wij gegevens om vragen via de website af te handelen, om u — als u daarvoor kiest — onze nieuwsbrief en e-mails met informatie en tips over uw klacht te sturen, en om onze website en online advertenties te analyseren en te verbeteren.

Voor webinars gebruiken wij gegevens om uw inschrijving te verwerken, toegang tot het webinar te geven, berichten over uw deelname te versturen en de inhoud en organisatie van onze webinars te verbeteren.

Grondslagen van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Gegevens die nodig zijn voor uw onderzoek, behandeling, begeleiding en communicatie verwerken wij voor het uitvoeren van de behandelingsovereenkomst. Gegevens die wij moeten vastleggen of bewaren vanwege wet- en regelgeving, zoals gegevens in het patiëntendossier en bepaalde gegevens voor facturering en administratie, verwerken wij om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Gegevens over uw gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij mogen deze verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor uw behandeling door een zorgverlener met een geheimhoudingsplicht, op grond van artikel 9 lid 2 onder h AVG en artikel 30 lid 3 van de Uitvoeringswet AVG. De plicht om een dossier bij te houden volgt uit de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Uw BSN verwerken wij voor zover wij als zorgaanbieder wettelijk verplicht zijn dit te gebruiken.

Wanneer u contact met ons opneemt, een afspraak aanvraagt of solliciteert, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw verzoek te behandelen en, waar van toepassing, om stappen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst.

Gegevens die nodig zijn voor het behandelen van een klacht verwerken wij in het kader van onze wettelijke verplichtingen als zorgaanbieder.

Voor kwaliteitsverbetering maken wij onder andere gebruik van PROMs, PREMs, QualiView en gegevens uit het LDF. Wanneer voor een verwerking toestemming nodig is, vragen wij deze vooraf.

Voor het versturen van nieuwsbrieven en voor niet-noodzakelijke cookies, pixels en analysetools verwerken wij gegevens op basis van uw toestemming. Wanneer u zich aanmeldt voor e-mails over een specifieke klacht en wij daarmee een gezondheidsgegeven vastleggen, vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming op grond van artikel 9 lid 2 onder a AVG. Deze toestemming kunt u op ieder moment intrekken.

Voor webinarregistratie, toegang en noodzakelijke berichten over uw deelname verwerken wij gegevens voor het uitvoeren van de afspraak om u aan het webinar te laten deelnemen. Voor aanvullende marketing vragen wij afzonderlijk toestemming. Wanneer wij buiten uw behandeling gezondheidsgegevens verwerken via een webinarregistratie, vragenlijst of andere webinarfunctie, vragen wij daarvoor vooraf uw uitdrukkelijke toestemming.

Voor bepaalde verwerkingen die nodig zijn voor het beveiligen en goed laten functioneren van onze website en webinaromgeving kunnen wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang. Daarbij houden wij rekening met uw privacybelangen.

Website en communicatie

Contact- en afspraakformulieren

Wanneer u via onze website een afspraak aanvraagt, contact met ons opneemt of een formulier invult, verwerken wij de gegevens die u zelf verstrekt, zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht.

Wij gebruiken deze gegevens om uw verzoek te behandelen, contact met u op te nemen of een afspraak in te plannen.

De formulieren op onze website werken met Gravity Forms binnen onze eigen WordPress-website. De ingevulde gegevens worden opgeslagen bij onze hostingpartij.

Wij verwijderen formulierinzendingen uiterlijk 6 maanden na ontvangst uit de website. Wanneer gegevens onderdeel worden van uw patiëntendossier, geldt de bewaartermijn van het medisch dossier.

Klachtenformulier

Wanneer u via de website een klacht indient, verwerken wij de gegevens die u via het klachtenformulier verstrekt. Deze gegevens worden gebruikt voor het behandelen en afhandelen van de klacht en voor het verbeteren van onze zorg.

Wanneer u ervoor kiest anoniem een klacht in te dienen, worden geen contactgegevens gevraagd. Vermeld in dat geval ook geen identificerende gegevens in uw bericht als u anoniem wilt blijven.

Klachtgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de behandeling en eventuele verdere afhandeling van de klacht.

Zelfdiagnose en online vragenlijsten

Wanneer u gebruikmaakt van een zelfdiagnose, screening of online vragenlijst, kunnen gegevens worden verwerkt over uw klachten, gezondheid en functioneren.

Deze gegevens worden gebruikt om de betreffende vragenlijst of screening uit te voeren en, indien van toepassing, ter ondersteuning van uw zorgvraag. Voor het verwerken van gezondheidsgegevens buiten een behandeling vragen wij vooraf uw uitdrukkelijke toestemming, tenzij een andere wettelijke uitzondering van toepassing is.

Laat u daarbij uw e-mailadres achter en geeft u afzonderlijk toestemming, dan kunnen wij u via Mailchimp e-mails sturen met informatie en tips die passen bij uw klacht.

Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het betreffende doel. Wanneer zij onderdeel worden van het patiëntendossier, geldt de bewaartermijn van het medisch dossier.

Nieuwsbrief en e-mails over klachten

Wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief verwerken wij uw naam en e-mailadres om de nieuwsbrief aan u te kunnen sturen.

Schrijft u zich in voor e-mails over een specifieke klacht, dan leggen wij ook vast voor welke klacht u zich heeft aangemeld. Zo kunnen wij u informatie, tips en oefeningen sturen die daarbij passen. Wanneer hiermee een gegeven over uw gezondheid wordt vastgelegd, vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming. U bevestigt uw inschrijving via een e-mail.

Voor het versturen gebruiken wij Mailchimp, onderdeel van Intuit. Mailchimp kan meten of een e-mail geopend wordt en op welke links wordt geklikt. Voor zover hiervoor toestemming nodig is, vragen wij deze vooraf. Wij gebruiken deze informatie om onze e-mails te verbeteren, niet voor gepersonaliseerde advertenties.

U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink onderaan elke e-mail of door te mailen naar info@dutchscoliosiscenter.nl.

Uw gegevens worden voor dit doel bewaard totdat u zich afmeldt. Na afmelding verwijderen wij uw gegevens uit de actieve mailinglijst. Wij bewaren alleen de beperkte gegevens die nodig zijn om uw afmelding te respecteren en, waar noodzakelijk, eerdere toestemming aan te kunnen tonen.

Webinars via WebinarGeek

Voor het organiseren van webinars gebruiken wij WebinarGeek B.V. WebinarGeek verwerkt deelnemersgegevens namens ons.

Bij inschrijving en deelname verwerken wij uw naam, e-mailadres, IP-adres en gegevens die u zelf invult. Afhankelijk van de gebruikte functies kunnen ook kijkduur, deelname en interacties, zoals vragen en pollantwoorden, worden vastgelegd.

Wij gebruiken deze gegevens voor registratie, toegang, bevestigingen, herinneringen en praktische informatie over het webinar, waaronder een eventuele terugkijklink.

Deelnemersgegevens bewaren wij zolang dit nodig is voor deelname, eventuele terugkijktoegang en de afhandeling van vragen. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

Vermeld geen persoonlijke medische informatie in openbare chats of vragen. Als een opname herkenbare deelnemersgegevens bevat, informeren wij u vooraf over het gebruik daarvan en vragen wij toestemming waar dat nodig is.

Aanmelding voor een webinar betekent geen automatische inschrijving voor onze nieuwsbrief. Daarvoor vragen wij afzonderlijke toestemming.

Solliciteren

Wanneer u bij Dutch Scoliosis Center solliciteert, verwerken wij de gegevens die u zelf verstrekt, zoals uw naam, contactgegevens, cv, motivatie en overige informatie uit uw sollicitatie.

Deze gegevens gebruiken wij uitsluitend voor de beoordeling en afhandeling van uw sollicitatie.

Sollicitatiegegevens worden in beginsel uiterlijk vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure verwijderd. Met uw toestemming kunnen wij deze gegevens maximaal één jaar bewaren voor eventuele toekomstige vacatures.

Kwaliteitsmetingen

Voor het volgen en verbeteren van onze zorg maken wij gebruik van onder andere PROMs, PREMs en QualiView. Hierbij kunnen gegevens worden verwerkt over uw functioneren, behandelresultaten en ervaringen met onze zorg.

Wanneer voor deelname of gegevensverstrekking toestemming nodig is, vragen wij deze vooraf. De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij zij onderdeel zijn van het patiëntendossier.

Cookies, analyse en advertenties

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken, waaronder waar van toepassing pixels en analysetools.

Hierbij kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals uw IP-adres, apparaatgegevens, browserinformatie, bezochte pagina’s en informatie over het gebruik van de website.

Niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken worden pas gebruikt nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner. U kunt uw keuze altijd wijzigen via de cookieverklaring. Meer informatie over de gebruikte cookies en bewaartermijnen staat in onze cookieverklaring.

Wij gebruiken de volgende diensten, waarbij niet-noodzakelijke verwerkingen alleen na uw toestemming worden ingeschakeld:

• Google Tag Manager: voor het beheren van tags op onze website. De toestemmingseisen hangen af van de diensten die via deze tags worden ingeschakeld.
• Google Analytics: om te zien hoe bezoekers onze website gebruiken, zodat wij de website kunnen verbeteren.
• Google Ads en Microsoft Advertising (Bing): om de resultaten van onze advertenties te meten en, waar toegestaan en met toestemming, advertenties aan eerdere websitebezoekers te tonen.

Informatie over uw klachten of gezondheid gebruiken wij niet voor gepersonaliseerde advertenties. We gebruiken daarvoor ook geen doelgroepen die een gezondheidstoestand onthullen. Wat u invult in formulieren, vragenlijsten of de zelfdiagnose delen wij niet met Google of Microsoft voor advertentiedoeleinden.

Uw cookietoestemming leggen wij vast met Cookiebot van Usercentrics.

Voor zover in de webinaromgeving cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt waarvoor toestemming nodig is, wordt die toestemming vooraf gevraagd.

Delen van persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor uw behandeling, wettelijk verplicht is of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat. Voor medische gegevens gelden daarnaast de regels van het beroepsgeheim.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om betrokken zorgverleners en dienstverleners die namens ons systemen verzorgen voor patiëntendossiers, websitehosting, digitale formulieren, communicatie, webinars, kwaliteitsmetingen en websiteanalyse.

Met dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Waar een partij voor bepaalde verwerkingen zelf verantwoordelijk is, gelden daarvoor afzonderlijke afspraken en privacyvoorwaarden.

Wij gebruiken de volgende dienstverleners:

U kunt de tabel opzij schuiven om alle kolommen te bekijken.

Daarnaast kunnen wij gegevens delen met partijen die zelf verantwoordelijk zijn voor hun verwerking, zoals uw huisarts, specialist, het UMC Utrecht of het Wilhelmina Kinderziekenhuis wanneer dit nodig is voor uw behandeling en wettelijk is toegestaan.

Gegevens worden alleen met zorgverzekeraars gedeeld voor zover dit nodig en toegestaan is voor vergoeding of controle. Gegevensverstrekking aan het LDF vindt uitsluitend plaats voor kwaliteitsonderzoek en met de daarvoor vereiste grondslag en waarborgen.

Medische gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Onze behandelaren hebben een geheimhoudingsplicht.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Voor sommige diensten werken wij met leveranciers die persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) kunnen verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dit kan onder meer voorkomen bij diensten van Google, Microsoft en Mailchimp en bij onderaannemers van WebinarGeek.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrond en de benodigde waarborgen. Dit kan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn, waaronder het EU-US Data Privacy Framework wanneer de ontvangende organisatie daarvoor geldig is gecertificeerd, of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen waar nodig.

U kunt via info@dutchscoliosiscenter.nl informatie opvragen over de waarborgen die voor een specifieke doorgifte gelden.

Bewaartermijnen

Uw medisch patiëntendossier wordt volgens de wettelijke bewaartermijn in beginsel 20 jaar bewaard vanaf de laatste wijziging in het dossier. Een langere termijn kan gelden wanneer dit noodzakelijk is voor goede zorg of wanneer een wettelijke uitzondering van toepassing is.

Financiële gegevens worden in beginsel bewaard volgens de fiscale bewaartermijn van 7 jaar. Andere persoonsgegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.

U kunt de tabel opzij schuiven om alle kolommen te bekijken.

Beveiliging van persoonsgegevens

Dutch Scoliosis Center neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Wij werken met beveiligde systemen, persoonlijke gebruikersaccounts en toegangsrechten. Medewerkers hebben alleen toegang tot gegevens die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Onze website gebruikt een beveiligde verbinding via HTTPS. Met onze dienstverleners maken wij afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen of andere vergelijkbare ingrijpende gevolgen voor u hebben.

De uitkomst van een online zelfdiagnose of screening is alleen een eerste indicatie en vervangt geen onderzoek door een bevoegde behandelaar.

Uw privacyrechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien en onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.

Daarnaast kunt u, voor zover dit wettelijk mogelijk is:

• Verzoeken om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Verzoeken om de verwerking te beperken.
• Eerder gegeven toestemming intrekken.
• Bezwaar maken tegen verwerkingen die op een gerechtvaardigd belang zijn gebaseerd.
• Bezwaar maken tegen direct marketing. In dat geval stoppen wij met het gebruik van uw gegevens voor dat doel.

Voor zover het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is, kunt u ons verzoeken de betreffende persoonsgegevens in een overdraagbaar formaat aan u te verstrekken of, waar mogelijk, rechtstreeks over te dragen aan een andere door u aangewezen organisatie.

Ook kunt u een afschrift van uw patiëntendossier opvragen.

Wilt u gebruikmaken van één van deze rechten, dan kunt u een verzoek indienen via info@dutchscoliosiscenter.nl. Vermeld daarbij duidelijk op welk recht uw verzoek betrekking heeft.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij u vragen uw identiteit op een veilige manier te bevestigen. Wij reageren zo snel mogelijk en in principe binnen één maand op uw verzoek. Als een wettelijke verlenging nodig is, informeren wij u daarover binnen die eerste maand.

Intrekking van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

Niet alle persoonsgegevens kunnen in alle gevallen worden verwijderd. Voor bepaalde gegevens gelden wettelijke bewaarplichten. Voor medische dossiers gelden daarnaast de specifieke regels over vernietiging en de uitzonderingen daarop.

Contact en klachten

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Dutch Scoliosis Center:

Wanneer u niet tevreden bent over de manier waarop Dutch Scoliosis Center met uw persoonsgegevens omgaat, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij stellen het op prijs als u ook contact met ons opneemt, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. Dit is geen voorwaarde voor het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Dutch Scoliosis Center kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze of de geldende wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie van de privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze website.